SK
Chcete byť v novom roku v pokoji av pohode? Naučte sa plánovať! Namiesto toho, aby stevšetky svoje povinnosti nosili len v hlave, hoďte ich na papier. Poradíme vám, ako správne používať poznámkové bloky, zápisníky a diáre, aby ste už nikdy na nič nezabudli a mali všetko hotové.
Prečo používať diár alebo zápisník?
Prečo vlastne používať plánovací diár? Pokiaľ ste zvyknutí nosiť všetky svoje povinnosti len v hlave, určite uznáte, že je to veľmi náročné a stresujúce. Akonáhle si všetky úlohy a povinnosti zapíšete na papier, môžete ich s pokojným svedomím pustiť z hlavy. Starostlivo vedený diár vám zaistí prehľad o tom, čo vás čaká (kľudne na mesiace dopredu). Oveľa lepšie si tak dokážete zorganizovať každý svoj deň a naučíte sa efektívne nakladať so svojím časom.
Vyberte si vhodný zápisník
Ak ste sa rozhodli začať si písať poznámky ručne, budete potrebovať plánovací blok. Po ktorom siahnete? Možno budete chcieť používať predvyplnený pracovný diár s dátumami, vďaka ktorému nezabudnete na žiadny sviatok, narodeniny ani iný významný deň. Pokiaľ vám ale klasické plánovacie diáre nevyhovujú, môžete si vyrobiť vlastný zapisnik. Stačiť vám na to bude prázdny poznámkový blok, ktorý pomocou metódy bullet journal premeníte na dokonalý nástroj pre plánovanie.
Tip: Čo je metóda bullet journal? V doslovnom preklade označuje bullet journal (v skratke Bujo) odrážkový zápisník. V skutočnosti sa ale jedná o odrážkovú metódu zaznamenávania úloh, ktorej autorom je Ryder Carroll.
Z plánovania urobte rituál
Z plánovania by sa mala stať bežná súčasť vášho života. Ideálne je plánovať hneď na začiatku mesiaca a následne vždy na začiatku nového týždňa. Najprv si na čistý papier spíšte všetko, čo vás čaká, čo potrebujete zariadiť alebo na čo nezabudnúť. V ďalšom kroku si jednotlivé poznámky roztrieďte do kategórií a následne ich preneste do zápisníka tak, ako pôjdu za sebou.
Buďte konkrétny
Pri plánovaní buďte čo najviac konkrétny. Jednoslovná poznámka, alebo dokonca skratka vytrhnutá z kontextu vám môže pekne zamotať hlavu. Namiesto toho, aby ste si do diára poznamenali len slovo „balíček“, napíšte radšej „v utorok 12.2. odniesť balíček na poštu”.
Dajte svojim úlohám prioritu
Nie každá úloha je rovnako dôležitá. Myslite na to a pri plánovaní priraďte každej úlohe dôležitosť. Na prioritizáciu úloh môžete použiť odlišné farby alebo ikonky.Vďaka tomu budete hneď ráno vedieť, ktoré úlohy treba odbaviť okamžite a ktoré môžete s pokojným svedomím nechať na neskôr. Alebo ich delegovať na niekoho iného, prípadne ich úplne zabudnúť.
Nepíšte každú maličkosť
Mať každý deň rozplánovaný do poslednej minúty je pre niekoho lákavá predstava. Nie všetko je ale nutné písať do kalendára. Iste zvládnete vyniesť kôš alebo zaliať kvety aj bez upomienky v diári. Plánovať si každú maličkosť je v skutočnosti veľmi vyčerpávajúce a môže to byť dokonca kontraproduktívne. Uistite sa preto, že do svojho plánovacieho diára píšete skutočne len to najdôležitejšie.
Používajte ikony, značky a farby
Na sprehľadnenie poznámok používajte ikony a značky. Napríklad metóda Bujo pracuje s bodkou, ktoráznačí úlohu, fajkou (splnená úloha), šípkou (úloha presunutá). Prečiarknutý riadok potom znamená úplné zrušenie, krúžok symbolizuje udalosť, výkričník nápad a pomlčka poznámku.
Na ďalšiu kategorizáciu poznámok využite farebné zvýrazňovače. Dajme tomu, že žlto označíte povinnosti týkajúce sa vášho zamestnania, zelene poznámky vzťahujúce sa k rodine a modrú farbu priradíte domácim činnostiam.Kombináciou textu, značiek, symbolov a farieb získate maximálne prehľadný a funkčný diár.
Plánujte si čas na odpočinek
Nájsť si čas na pravidelný odpočinok môže byť zložitejšie, než sa zdá. Práve preto sa oplatí zaradiť ho na svoj zoznam úloh. Vyhraďte si čas na svoje obľúbené odpočinkové aktivity– môže to byť masáž, prechádzka alebo čítanie knihy.
Na podobnom princípe funguje technika pomodoro– metóda efektívnej organizácie a riadenia času, ktorá sa používa najmä na efektívnejšie učenie. Je založená na 25 minútových úsekoch sústredenej práce prerušovaných 5 minútovými prestávkami, kedy sa venujete nejakej odpočinkovej aktivite.
Pravidelne reflektujte svoj pokrok
Je váš spôsob plánovania a organizácie času skutočne efektívny? David Allen, autor metódy Getting Things Done (GTD alebo Mať všetko hotové) radí, aby ste raz za čas vykonali revíziu existujúcich, nadchádzajúcich a dokončených úloh a uistili sa, že si stanovujete realistické dáta dokončenia a priority. Pravidelne vyhodnocujte svoju dennú, týždennú a mesačnú produktivitu a podľa potreby si upravte pracovnú záťaž.
Doveďte svoj zápisník k dokonalosti
Na trhu je na zohnanie veľa zápisníkov, diárov a plánovačov, ktoré vás nadchnú svojim dizajnom, ale ich spracovanie pokrivkáva. Často ponúkajú málo miesta na poznámky, chýbajú im linkované (alebo naopak prázdne) stránky alebo postrádajú odrážkové zoznamy. Ak máte o svojom zápisníku jasnú predstavu, jednoducho si ho sami vytvorte.
Ako základ vám poslúži v podstate akýkoľvek poznámkový blok.Zoznamy úlohy v ňom môžete deliť ako v klasickom diári, teda podľa dní, týždňov a mesiacov. Ideálne je začať prehľadným zhrnutím celého mesiaca a na nasledujúcich stranách detailne rozpísať jednotlivé dni. Pridať môžete tiež súhrnné stránky (zhrnutie týždňa/mesiaca/roku), zoznamy (zoznam vianočných darčekov, tematické zoznamy úloh, zoznam vecí na dovolenku, atď.), svoje vlastné check listy alebo prehľad mesačných príjmov a výdavkov. Prevedenie a výsledná podoba zápisníka je úplne na vás.
Vyskúšajte digitálne plánovanie
Nie ste klasický zapisovací typ? Vyskúšajte pre začátek elektronický kalendár, ktorý nájdete vo svojom chytrom telefóne. Alebo si stiahnite niektorú z mnohých online aplikácií, ktoré fungujú ako poznámkový blok. Môžete do nich zapisovať úlohy, ktoré ďalej spravujete alebo zdieľate s ďalšími ľuďmi.